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Comment mener une réunion formelle

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À mesure que votre petite entreprise grandira, les réunions de votre société en feront autant. Les réunions de travail informelles peuvent être efficaces, mais, lorsque le temps est serré et les projets sont complexes, plus de discipline est nécessaire. Travailler avec des entreprises clientes peut également vous obliger à mener une réunion formelle.

 

Première étape : établir les objectifs

Un objectif clair encouragera les gens à participer à la réunion car ils comprendront sa raison d’être. Cela jettera également les bases pour une réunion focalisée.

Les réunions ont généralement un ou deux objectifs : informer ou décider. « Discuter » n'est pas un objectif de réunion. Par exemple, « Déterminer le positionnement sur le marché de la Série 2000 pour la publicité spécialisée » est un objectif efficace. Il est concentré et annonce clairement le but de la réunion. « Discuter de la commercialisation de la Série 2000 » semble sans but et pourrait ouvrir la porte à des divagations au lieu de décisions.

Deuxième étape : réunir les participants

Dressez une liste de qui doit participer à la réunion. Demandez-vous soigneusement si les gens doivent être dans la salle pendant toute la réunion (ils peuvent peut-être se joindre à vous par appel conférence ou pour un sujet particulier). Rappelez-vous, si vous perdez le temps d'une personne, elle sera moins disposée à participer à la prochaine réunion que vous organiserez.

Soyez convaincant lorsque vous invitez les gens à une réunion. Vous devez être respectueux de l'horaire des gens, mais vous aurez moins de problèmes à planifier une réunion si vous dites « Veuillez prendre note de cette réunion et si vous ne pouvez pas participer, veuillez me le faire savoir ». Avisez toujours les gens de l'objectif de la réunion et de l'heure à laquelle elle commencera et finira. Insistez également sur le fait qu'elle commencera à l'heure.

Troisième étape : créer un ordre du jour

L'ordre du jour est une liste des éléments clés à couvrir pour atteindre votre objectif. Cela peut être quelque chose que vous utilisez vous-même ou que vous distribuez à la réunion. Le côté positif de la distribution de l'ordre du jour est que cela donne un scénario à suivre. Le côté négatif est que cela peut distraire vos participants, ils peuvent être tentés de sauter à des questions que vous n'êtes pas prêt à aborder. Par exemple, si le cinquième point est l'ingénierie, les ingénieurs dans la salle peuvent vouloir sauter immédiatement à ce point. Si vous devez d'abord résoudre d'autres questions, vous pouvez vouloir garder l'ordre du jour pour vous. Si vous menez une réunion de suivi, vous pouvez utiliser le calendrier du projet comme ordre du jour.

Si vous décidez de distribuer un ordre du jour, assurez-vous de spécifier l'objectif et la date en haut de la page. Tous les points devraient être énumérés. Chaque participant à la réunion devrait en recevoir un exemplaire, assurez-vous d'en faire suffisamment de copies.

Quatrième étape : garder le contrôle

Une fois que la réunion a commencé, c'est votre responsabilité de la faire avancer et de rester sur la voie. Voici quelques conseils pour y parvenir :

  • Commencez à l'heure même si des gens sont en retard. Si vous attendez que la dernière personne arrive, vous encouragez les gens à être en retard ;
  • Décrivez brièvement l'objectif de la réunion ;
  • Si vous avez distribué un ordre du jour, assurez-vous que chacun le suive afin d'atteindre votre objectif ;
  • Si la discussion se prolonge et aucune décision n'est prise, c'est votre rôle d'intervenir et de dire quelque chose comme « Dans l'intérêt du calendrier du projet, nous devons prendre une décision. » ;
  • S'il est évident qu'un point ne peut pas être résolu, déterminez qu'est-ce qui sera nécessaire pour le résoudre dans l'avenir et ajoutez-le au calendrier du projet ;
  • La discipline : soyez ferme si le groupe diverge et suggérez que la question soit discutée à un autre moment ;
  • Fixez la date de la prochaine réunion à la fin de la réunion en cours ;
  • Si vous avez convoqué la réunion, vous êtes responsable de la prise des notes ou de désigner quelqu'un pour le faire.

Cinquième étape : faire le suivi

Une fois la réunion terminée, vous aurez encore du travail à faire.

Assemblez et distribuez une note de service interne résumant ce qui a été couvert, ce qui a été résolu et quelles mesures doivent être prises dans le cas des questions nécessitant une clarification supplémentaire. Ceci devrait être tiré directement des notes de la réunion. Ne composez pas une longue note, une poignée de points en style télégraphique suffit.

Veillez à remercier les gens pour leur participation. Ils seront contents d'apprendre que leur temps a été apprécié.

Mettez votre calendrier à jour pour refléter les progrès rapportés à la réunion. Dans votre mise à jour, assurez-vous d'indiquer la date de la prochaine réunion ainsi que ce qui doit être accompli d'ici là.

Distribuez le calendrier révisé.

 

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